I. Mở đầu: Nhân sự không phải chi phí – mà là tài sản sinh lời
Trong chuỗi “Kinh doanh – Tài chính – Nhân sự”, hoạch định nhân sự là cầu nối chiến lược, chuyển hóa chỉ tiêu tài chính thành kế hoạch con người khả thi.
Contents
I. Mở đầu: Nhân sự không phải chi phí – mà là tài sản sinh lờiII. 5 Thành phần cốt lõi của Hoạch định nhân sựIII. Case Study: Công ty B (Công nghệ) – Từ 300 → 450 nhân sự trong 12 thángInput từ Tài chính:Bước 1: Tính FTE cần thiếtBước 2: Xây dựng quỹ lươngIV. Quy trình Hoạch định nhân sự (8 bước chi tiết)V. Công thức định biên thông minh1. FTE Calculation2. Recruitment Cost per Hire3. Training ROIVI. 8 Sai lầm chết người trong Hoạch định nhân sựVII. Đầu ra & Kết nốiVIII. Kết luận: Hoạch định nhân sự – Nghệ thuật cân bằng giữa “đủ” và “đúng”
Câu hỏi cốt lõi: “Với 374 tỷ chi phí nhân sự, chúng ta cần bao nhiêu người, ở vị trí nào, với mức lương bao nhiêu để đạt doanh thu 1.560 tỷ?”
II. 5 Thành phần cốt lõi của Hoạch định nhân sự
| Thành phần | Mục tiêu | Công cụ đo lường | Công cụ triển khai |
|---|---|---|---|
| 1. Định biên nhân sự | Xác định số lượng, cấp bậc | FTE, Headcount | Workload Analysis, FTE Calculator |
| 2. Quỹ lương, bảo hiểm | Đảm bảo cạnh tranh | Payroll Budget, Benchmark | HRIS, Salary Survey |
| 3. Cơ chế thưởng | Kích thích hiệu suất | STI, LTI, Bonus Pool | KPI Matrix, OKR Linkage |
| 4. Phúc lợi, đãi ngộ | Giữ chân nhân tài | Total Reward Value | Employee Value Proposition |
| 5. Chi phí tuyển & đào tạo | Đầu tư dài hạn | Training ROI, Time-to-Productivity | LMS, Recruitment Funnel |
III. Case Study: Công ty B (Công nghệ) – Từ 300 → 450 nhân sự trong 12 tháng
Input từ Tài chính:
- Doanh thu mục tiêu: 3.000 tỷ
- Chi phí NS tối đa: 750 tỷ (25% doanh thu)
- Tăng trưởng: 50%
Bước 1: Tính FTE cần thiết
| Phòng ban | Công việc chính | Khối lượng (giờ/năm) | Năng suất TB (giờ/FTE) | FTE cần |
|---|---|---|---|---|
| Dev | Code, test | 720.000 | 1.600 | 450 |
| Sales | Telesales, meeting | 180.000 | 1.400 | 129 |
| Support | Ticket, hotline | 120.000 | 1.500 | 80 |
| Tổng | 659 |
→ Hiện tại: 300 FTE → Cần tuyển thêm: 359 FTE
Bước 2: Xây dựng quỹ lương
| Cấp bậc | Số lượng | Lương TB (triệu/tháng) | Tổng năm (tỷ) |
|---|---|---|---|
| Fresher | 150 | 12 | 21.6 |
| Junior | 120 | 18 | 25.9 |
| Senior | 80 | 35 | 33.6 |
| Manager | 9 | 80 | 8.6 |
| Tổng | 359 | 89.7 |
→ Tổng quỹ lương mới: 750 tỷ → còn dư 660.3 tỷ cho 300 nhân sự cũ
IV. Quy trình Hoạch định nhân sự (8 bước chi tiết)
| Bước | Hoạt động | Công cụ | Thời gian |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhận chỉ tiêu từ Tài chính | Excel, Dashboard | 1 ngày |
| 2 | Phân tích khối lượng công việc | Worklog, Timesheet | 2 tuần |
| 3 | Tính FTE theo năng suất | FTE Calculator | 1 tuần |
| 4 | Benchmark lương thị trường | VietnamWorks, TopCV | 1 tuần |
| 5 | Thiết kế cơ cấu lương | Salary Banding | 1 tuần |
| 6 | Xây dựng cơ chế thưởng | KPI-OKR Matrix | 1 tuần |
| 7 | Dự phòng chi phí tuyển & đào tạo | Recruitment Funnel | 3 ngày |
| 8 | Trình phê duyệt | PPT + Excel | 1 ngày |
V. Công thức định biên thông minh
1. FTE Calculation
text
FTE = (Tổng giờ công việc cần thiết) / (Giờ làm việc hiệu quả của 1 FTE)
→ Giờ hiệu quả = 1.920 – (nghỉ phép + đào tạo + nghỉ việc) = ~1.600 giờ/năm
2. Recruitment Cost per Hire
text
RCH = (Chi phí quảng cáo + HH + Đào tạo) / Số người tuyển được
→ Mục tiêu: RCH ≤ 2 tháng lương
3. Training ROI
text
Training ROI = (Doanh thu tăng thêm – Chi phí đào tạo) / Chi phí đào tạo × 100%
→ Mục tiêu: ≥ 200% trong 12 tháng
VI. 8 Sai lầm chết người trong Hoạch định nhân sự
| Sai lầm | Hậu quả | Khắc phục |
|---|---|---|
| Định biên theo “cảm giác” | Thiếu hoặc thừa người | Dùng Workload Analysis |
| Lương cao nhưng không hiệu quả | LCE thấp | Áp dụng KPI + OLE |
| Không dự phòng nghỉ việc | Gián đoạn hoạt động | Tính Turnover Rate 15–20% |
| Thưởng đều tay | Không kích thích | Thiết kế STI theo OKR |
| Bỏ qua chi phí onboarding | Vượt ngân sách | Tính 1.5 tháng lương/hire |
VII. Đầu ra & Kết nối
| Đầu ra | Chuyển giao cho |
|---|---|
| Bộ định biên chi tiết (FTE từng phòng) | Tổ chức & định biên |
| Quỹ lương + cơ chế thưởng | Giao khoán OLE |
| Kế hoạch tuyển dụng 12 tháng | HRBP |
VIII. Kết luận: Hoạch định nhân sự – Nghệ thuật cân bằng giữa “đủ” và “đúng”
Hoạch định nhân sự không chỉ là đếm đầu người – mà là đầu tư chiến lược. Khi được thực hiện dựa trên dữ liệu, có kiểm chứng, gắn với tài chính, nó đảm bảo:
- Đủ người để thực thi chiến lược
- Đúng người để tạo ra giá trị
- Đúng chi phí để bền vững tài chính
Doanh nghiệp nào hoạch định nhân sự tốt – doanh nghiệp đó sẽ dẫn đầu cuộc đua nhân tài.
